Aproxima-se o prazo para aprovação das contas e das demonstrações financeiras pelas sociedades

Aryane Braga Costruba

Nas estruturas de organização patrimonial e planejamento sucessório — especialmente nas chamadas holdings familiares, por terem normalmente sócios da própria família, se nota que o cumprimento das formalidades societárias, como no caso a aprovação das contas, muitas vezes deixa de ser formalizado pelos sócios. E não é só isso! Em muitos casos, por ser “dentro de casa”, o Diretor/Administrador, que normalmente é o patriarca ou a matriarca, não busca solicitar ao contador a elaboração de um balanço para que assim possa apresentar as contas e as demonstrações financeiras aos sócios, de modo a demonstrar tudo que aconteceu com aquela sociedade ao longo do exercício anterior, mas isso pode se tornar um grande problema, seja para o próprio Diretor/Administrador, que não estará cumprindo seu dever de prestar esclarecimentos sobre sua gestão e nem mesmo terá a aprovação, pelos sócios, sobre as contas daquele período, podendo recair aos Diretores/Administradores eventuais questionamentos pelos sócios, bem como responsabilidades pelos seus atos de gestão que não  foram apresentados e, nem mesmo formalizados por meio de uma ata.

Nos quatro primeiros meses subsequentes ao encerramento de cada exercício social, as sociedades devem deliberar sobre as contas da administração, as demonstrações financeiras e a destinação dos resultados. Como regra, o exercício social coincide com o ano civil, encerrando-se em 31 de dezembro.

Nesse contexto, a assembleia geral de acionistas ou a reunião de sócios destinada à formalização dessas deliberações, relativas ao exercício social findo em 2025, deve ocorrer até o final do mês de abril do corrente ano.

Tanto as sociedades anônimas quanto as sociedades limitadas — os tipos societários mais utilizados no Brasil — estão sujeitas a essa obrigatoriedade, nos termos do artigo 132 da Lei das S.A. (Lei nº 6.404/76) e do artigo 1.078 do Código Civil (Lei nº 10.406/02), devendo-se observar, conforme o caso, a exigência de publicação das demonstrações financeiras.

Embora se trate de obrigação legal, não há previsão de sanção pecuniária específica pelo seu descumprimento. Na prática, isso leva muitas sociedades, especialmente limitadas e companhias fechadas, a não formalizarem as respectivas reuniões ou assembleias.

Ainda assim, a inobservância dessa obrigação pode acarretar prejuízos relevantes, dificultando ou inviabilizando atos como a participação em licitações ou a obtenção de crédito junto a instituições financeiras, que usualmente exigem a apresentação da ata de aprovação devidamente registrada na Junta Comercial.

Como informado acima, a aprovação das contas da administração e das demonstrações financeiras assume especial relevância sob a ótica da responsabilização dos administradores. A deliberação favorável, sem ressalvas, implica a quitação de suas contas, exonerando-os de responsabilidade, exceto nos casos de erro, dolo, simulação ou violação da lei ou do estatuto. A jurisprudência confirma que, sem a devida aprovação, a responsabilidade do administrador por atos de gestão pode ser questionada judicialmente a qualquer tempo, enquanto não ocorrer a prescrição.

A formalização dessas deliberações também contribui para a transparência e a governança da sociedade, permitindo aos sócios e acionistas melhor compreensão dos resultados, acesso às informações contábeis e eventual identificação de irregularidades na condução dos negócios sociais.

No contexto das holdings familiares, a aprovação regular das contas ganha importância adicional, pois reforça a organização patrimonial da família, promove maior clareza na gestão dos ativos e contribui para a prevenção de conflitos entre sócios e herdeiros. A adoção de boas práticas de governança, ainda que em estruturas societárias fechadas, tende a fortalecer a perenidade do patrimônio familiar e a facilitar futuros processos sucessórios.

Diante disso, recomenda-se que as sociedades atentem para a elaboração tempestiva das demonstrações financeiras, o cumprimento das formalidades legais e contratuais de convocação e realização das reuniões ou assembleias, a verificação da necessidade de publicações legais e a adequada formalização das deliberações em ata.